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项目管理中的沟通原则与协商技巧

2013-7-19

来源:中华建筑报  作者:河南六建

  在工程项目建设中,各方协作的成功依赖于有效的沟通与协调,总承包商的沟通与协调能力具有重要的作用。沟通与协调工作的好坏不仅反映出总承包商管理能力和水平的高低,也直接关系到建设项目的成败。

  一、项目沟通协调工作的目的和原则

  通过沟通协调使之相互信任、尊重和理解,为项目实施创造良好的合作关系和工作环境,即为沟通与协调的目的。

  建设工程主要包含项目建设方、承包商和监理3个主要的组织系统,项目的沟通与协调工作包括项目业主、设计、承包商、监理、分包之间的协调,政府管理部门、金融组织、社会团体、服务单位、物业管理以及周边群众等的协调。项目组织协调包括人际关系的协调、组织关系的协调、供求关系的协调、配合关系的协调、约束关系的协调。各种关系的协调均应遵守如下原则:

  1.守法是沟通与协调工作的第一原则。必须在国家和地方有关工程建设的法律、法规许可范围内去沟通和协调。

  2.组织协调要维护公正和高效原则。要站在项目的立场上,公平的处理纠纷,一切以项目利益为原则。

  3.协调与控制目标一致原则。在工程建设中,应该注意工程安全、质量、工期、环境的统一,不能有所偏废,不能强调某一目标而忽视其他目标。

  4.真实性原则。在沟通与协调工作中,信息作为沟通的基础和传达的内容应保证其真实可信,准确可靠。虚假错误的信息不仅会导致对方作出错误的决策判断,且会失信于对方。

  二、项目沟通协调工作的内容和措施

  在项目工程建设中,主要的沟通与协调工作内容有协调与政府、公用事业、金融单位等有关管理部门的关系;沟通与协调监理、勘察、设计、审计等单位工作;沟通与协调工程组成材料供应商、专业分包的关系;总包方工作中存在的问题或争议的协调、处理。

  1.协调与政府、公用事业、金融单位等有关管理部门的关系

  根据我国行业管理的规定、法规、法律,政府的各行业主管部门均会对项目的不同阶段或全过程行使不同的审批权或管理权,如何与各行业主管部门进行充分、有效的组织协调,将直接影响项目建设目标的实现。在与政府主管部门组织协调时,重点应注意以下几点:

  第一,应充分了解、掌握属地政府及各主管部门的法律、法规、规定的要求和相应办事程序,在沟通前应做好相应的准备工作,做到心中有数。

  第二,发挥不同人员的相应业绩关系和特长,不同的政府主管部门由不同的专人、不同的职能部门负责协调,以保持稳定的沟通渠道和良好的协调效果。

  第三,应发扬“山不过来,我过去”的办事风格,积极主动的与属地公安、城管、交通、环保、市政、消防、档案、周边居委等部门取得联系,向相关部门汇报相应的工程实施情况,听取其相关意见,并了解相应部门的最新管理信息,按照其要求办理相关手续、制定相应的管理制度,尽力使施工行为符合管理部门的管理规定,以便于取得其行政许可、审批及相关部门的信任、支持。

  2.与设计、勘察、监理、审计单位及工程组成材料供应商、专业分包单位的沟通与协调措施

  总承包商要根据工程项目的实际,制订本工程的组织管理网络图。该网络图标应该明确各参建单位之间的关系,规定各参建单位的协调沟通渠道,并据此组织制订项目总控制进度、安全、质量计划、成本总控计划等。

  与设计应重点做好土建、结构及各专业项图纸设计之间的组织协调工作,减少因技术错误带来的协调问题,及时组织各专业人员相互讨论,以确保各阶段设计思路、原则的一致性。特别是要积极配合设计人员进行详图、节点的绘制等工作以完善和细化设计。

  对于供货单位的组织协调,以合同管理为基础,综合运用技术、经济、法律手段,使各方在各自利益不同的条件下,能以实现项目建设的大目标为原则,及时地沟通、协商,处理相互之间的矛盾和问题,使项目各单位形成一个高效的建设团队。

  对监理单位,应注意树立监理对现场管理的权威,尊重监理对于施工质量的否决权、施工调度权等国家和地方法律、法规赋予的合法权益。发现施工质量、进度问题,要及时地与监理进行沟通协商。同时,充分发挥监理在现场施工质量、工期和工程量计量方面的监督管理作用,应该与总监理工程师加强沟通与协调,尤其是现场施工重大问题的处理与决策,事先双方要力争能协商一致。

  要熟知各个分包合同,对分包单位可能出现的矛盾进行预先分析,在工作中发现矛盾应及时加以解决。要抓好施工关键部位,以及各专业分包单位的衔接界面,以避免和减少因工作划分不清引起的各种矛盾。此外要重视开好工程例会,做到会前有准备、会中有重点、会后有检查,确保组织协调工作的效果。分包商只顾自身施工管理,并且总是内敛的,忽略项目整体系统性。要强化分包商主动配合总包管理的行为,弱化分包商内敛行为,教育分包商树立项目整体的系统观念。

  3.总包方工作中存在的问题或争议的协调、处理。

  实践证明,在工作中出现矛盾,往往是各相关部门信息不畅通,信息传递失误、自行其是等引起的。因此,必须建立有效的沟通体系,使信息在整个工程建设的系统中得到良好的传递。过程管理中应把一月一考核,改为一周一考核,最后改为一日一考核以加强沟通管理。

  为适应市场发展需要,做好沟通与协调工作,才能最终实现价值最大化的目标。

 
 
 
 
 
 

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